Généralités
Tout document imprimé, graphique, photographique, sonore doit faire l'objet d'un dépôt obligatoire dès lors qu'il est mis à disposition du public en dehors du cercle familial, que ce soit à titre onéreux ou à titre gratuit et quel que soit le procédé technique utilisé pour sa production, son édition ou sa diffusion.
Le dépôt légal a été créé en 1537 par le roi François 1er. Au fil des siècles, l'obligation du dépôt légal a été étendue aux différents supports au fil de leur apparition.
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De nombreux organismes omettent de faire cette formalité, souvent par manque d'information. Peu de documents édités en interne dans les établissements ou dans les sociétés du type « newsletters », « le petit journal interne » sont déclarés, ceci dit ces documents remplissent bien les conditions « mise à disposition du public et gratuite ». De fait, ils doivent faire l'objet d'un dépôt légal. Deux types de déclaration : la déclaration dite initiale, la déclaration globale annuelle.
Il faut savoir que toute personne (commanditaire, producteur, distributeur, éditeur,...) qui se soustrait volontairement à cette obligation qui lui incombe est passible d'une peine d'amende pouvant aller jusqu'à 75 000 euros.
Sont validés comme éditeurs pour la BNF : tout éditeur ou toute personne physique ou morale qui en tient lieu (association, sociétés civiles et-ou commerciales, administrations, les collectivités territoriales).